Microsoft Dynamics NAV draagt bij tot betere projectcontrole bij OTN Systems

OTN Systems uit Herentals is wereldwijd een belangrijke speler in oplossingen voor open netwerkcommunicatie. Na de afsplitsing van het moederbedrijf Nokia Siemens Networks, diende OTN Systems op zoek te gaan naar een nieuwe bedrijfsoplossing die snel geïmplementeerd kon worden. OTN Systems zag in het informaticabedrijf GMI group de geschikte partner voor de implementatie van Microsoft Dynamics NAV. Op korte tijd werd een integrale oplossing geïmplementeerd die OTN Systems zou toelaten om lange en complexe projecten efficiënt op te volgen. Bovendien werd het hele ICT-beheer uitbesteed, waardoor OTN Systems zonder de aanschaf van eigen servers én zonder ICT-medewerkers over een volwaardige oplossing kan beschikken.

Het in Herentals gevestigde telecombedrijf OTN Systems ontwerpt, produceert en verkoopt oplossingen voor open netwerkcommunicatie via optische vezel. Het bedrijf richt zich naar specifieke marktsegmenten: metrosystemen, spoorwegen, autosnelwegen, nutsbedrijven, luchthavens en grote industriële bedrijven. De productcomponenten van OTN Systems worden buitenshuis bij gespecialiseerde firma‘s geproduceerd, waarna ze in de hoofdzetel in Herentals verder geconfigureerd worden. 90% van de afgewerkte producten van OTN Systems zijn bestemd voor de export naar meer dan 70 landen.

De wortels van OTN Systems gaan 20 jaar terug, toen het als R&D afdeling binnen de bekende groep Siemens - Atea actief was. Als aparte business unit kende OTN Systems jarenlang een sterke groei. Nadat in 2007 echter beslist werd om de carrieractiviteiten van Siemens en Nokia samen te brengen in een nieuwe groep Nokia Siemens Networks, drong zich voor OTN Systems, dat zich richt op specifieke non-carrier activiteiten, een beslissing op. In 2008 kwam OTN Systems dan ook als zelfstandig bedrijf terecht onder de vleugels van hoofdaandeelhouder Gimv. OTN Systems haalt vandaag met 100 werknemers een omzet van ongeveer 20 miljoen euro.

Tot midden 2008 gebruikte OTN Systems het ERP systeem van Nokia Siemens Networks (SAP). De verzelfstandiging betekende echter dat OTN Systems voortaan op een eigen oplossing beroep zou moeten doen. In april 2008 werd het startschot gegeven voor de zoektocht naar een nieuw ERP-systeem en een externe consultant stelde, samen met het management van OTN Systems, een lastenboek op.

De eerste vereiste in het lastenboek was dat de nieuwe oplossing een goede ondersteuning moest bieden voor een efficiënte financiële opvolging van de com plexe projectactiviteiten bij OTN Systems. Danny Wouters, VP Supplier Management & MoO bij OTN Systems: “Typisch voor ons bedrijf zijn de lange en complexe projecten waarbij wij moeten factureren op bepaalde afgesproken mijlpalen. Van cruciaal belang is dan ook dat ons ERP-systeem ons een perfecte logistieke, technische en financiële opvolging toelaat in termen van ’percentage of completion‘.”

Een tweede belangrijke vereiste in het lastenboek, was de ondersteuning van de internationale verkoop. “OTN Systems heeft kantoren in het buitenland, en ook die moeten door de nieuwe software volledig geïntegreerd ondersteund worden”, aldus Danny Wouters.

Eén maand na de kick-off van het project, in mei 2008, viel de definitieve keuze op GMI group. Danny Wouters: “We konden ons meteen vinden in de manier van werken van GMI group. Hun medewerkers vatten meteen de koe bij de horens, zonder er al te veel woorden aan vuil te maken. Voor ons was een snelle en gefaseerde implementatie noodzakelijk, en van bij het begin voelden wij dat GMI group bereid was om met ons mee te denken om deze doelstelling te realiseren. Het feit dat GMI group dicht in de buurt een kantoor heeft, speelde ook een rol in onze beslissing.” De nodige resources werden snel vrijgemaakt, en na minder dan twee maanden, in juli 2008, kon OTN Systems live gaan met de eerste fase van het project: de voorraad en de rest van het projectbeheer. Vanaf dat ogenblik draaide OTN Systems op een volledig autonoom bedrijfssysteem. Vandaag werken 30 gebruikers
op Microsoft Dynamics NAV, die op een Microsoft SQL Server database draait.

Danny Wouters: “Belangrijk is dat wij vandaag een oplossing voor projectbeheer in huis hebben, die de belangen van alle betrokken partijen behartigt: onze toeleveranciers, distributiekanalen, klanten en onze interne organisatie.”

Alain Buyse, VP Finance: “Ik ben vooral bijzonder enthousiast over het inzicht dat Microsoft Dynamics NAV, in combinatie met de rapporteringsoplossing Jet Reports, mij verschaft over de financiële aspecten van onze business.”

OTN Systems koos bewust voor een unieke aanpak van het beheer van haar ICT infrastructuur en bedrijfsoplossing: in plaats van zelf servers te installeren, koos OTN Systems voor een volledige outsourcing van de volledige ICT. Alle servers van het bedrijf (web, mail, fileserver en printserver) bevinden zich in een extern datacenter.

“De veiligste plaats voor onze bedrijfskritische gegevens, is niet bij OTN Systems zelf, maar in een extern datacenter. En wij kunnen rekenen op onmiddellijke en professionele support door onze informaticapartner. Samengevat kan je stellen dat wij beschikken over de voordelen van een volwaardige informaticaoplossing voor een simpele vaste kost per maand, zonder
eigen servers én zonder eigen ICT medewerkers. Voor een KMO is dat ideaal”, stelt Danny Wouters.

De ICT outsourcing formule waarvan OTN Systems vandaag geniet, is de vrucht van een intensieve coöperatie tussen twee ICT-bedrijven: terwijl Business Network Systems (BNS) uit Hasselt instaat voor de ondersteuning van de ICT-infrastructuur, neemt GMI group uit Herentals de bedrijfssoftware voor haar rekening. Naar OTN Systems toe bestaat er echter slechts één aanspreekpunt. “Als wij support nodig hebben volstaat één enkel telefoontje naar de centrale helpdesk, ongeacht het soort vraag dat we hebben: dat is bijzonder gemakkelijk”, stelt Danny Wouters.

Ondertussen is ook de derde fase van het project van start gegaan: de CRM module van Microsoft Dynamics NAV moet zorgen voor een goede opvolging van de verkoopsactiviteiten van een twintigtal commerciële medewerkers in binnen- en buitenland. “Daarnaast bekijken we Microsoft SharePoint als een mogelijke oplossing voor onze collaboration– en document management behoeften.”